Kanban Evernote es un sistema para mi organización personal. Combina el método Kanban y mi herramienta de organización favorita, Evernote.
Personalmente siempre estoy buscando formas para mejorar mi productividad y enfoque. Pero admito que a veces dedico mucho más tiempo organizando mis proyectos y tareas pendientes, que trabajando en dichos proyectos.
Es la ironía de los sistemas de organización. Nos consumimos en largas investigaciones sobre cuál es el mejor app de tareas y finalmente quedamos exhaustos para realizar nuestro trabajo.
Lo bueno es cuando nos mantenemos usando el mismo sistema por mucho tiempo, y logramos trabajar enfocados.
Entonces puedo decir que mi tiempo invertido en buscar el mejor app de to-do lists (lista de tareas) valió la pena.
La idea más importante que quiero que recuerdes es:
Entre menos herramientas necesites para hacer tu trabajo, serás mucho más productivo!
Qué es un Kanban Board (tablero) Personal?
El Kanban es un sistema de flujo de trabajo muy popular para empresas de manufacturación y software, pero actualmente es utilizado por empresas y personas para gestionar su flujo de trabajo.
Y por qué es tan popular?
El Kanban Board tiene 2 objetivos muy claros:
- Visualizar todas las partes de un proyecto en un solo lugar.
- Limitar la cantidad de trabajo que haces en un bloque de tiempo.
El ejemplo basico de un Kanban Board consiste en 3 columnas:
Hacer (TO DO) | En Proceso (DOING) | Terminado (DONE).
Luego por medio de papeles de colores (post it) escribes cada tarea que debes realizar.
1.Hacer (TO DO):
En esta columna colocas todas las tareas que debes hacer.
2. En Proceso (DOING):
En esta columna colocas las tareas en las que vas a trabajar, pero limitas la cantidad de tareas ( 3 por ejemplo). Esto es lo más importante, ya que no puedes avanzar en otras tareas hasta terminar lo que estás haciendo.
3. Terminado (DONE):
En esta columna colocas las tareas terminadas. Satisfacción total!
Actualmente hay muchas formas de crear un Kanban Board Personal, ya sea usando un tablero real o un tablero digital.
La herramienta digital más popular para crear un tablero es Trello, ya que la versión gratuita es muy flexible.
Yo he aprendido muchísimo sobre este sistema del Kanban Board Personal leyendo el blog de Trello. Hasta podría decir que estuve muy obsesionado con este tema.
Trello vs Evernote
Pero mi principal problema a la hora de utilizar Trello, es que desde hace años uso Evernote para gestionar TODOS mis proyectos profesionales y personales.
Hay maneras de integrar Evernote con Trello y otras herramientas de Kanban Boards, pero siento que se pierden segundos valiosos (en un año se convierten en horas valiosas) al estar pasando de herramienta en herramienta.
Recuerda, entre menos tiempo dediques gestionando apps, más trabajo puedes realizar.
Por que uso Evernote:
- Puedo guardar todo tipo de documentos (textos, imágenes, audios, videos, enlaces).
- Puedo acceder a mi información desde cualquier dispositivo.
- Puedo acceder a Evernote sin utilizar internet en mi laptop. Esto es genial porque no tengo que abrir el navegador, y así evito caer en la tentación de ver videos sobre gatos disfrazados bailando tap (es broma, pero si veo muchos videos de otros temas en Youtube).
- Todo está en un mismo lugar. No dependo de varias herramientas.
Kanban Evernote: Como Crear un Kanban Board Personal en Evernote
Paso 1:
Crear una Libreta de Notas* (notebook), donde vas a guardar tus Kanban Boards.
Nota*: Yo planifico mis proyectos por semana. Al final de la semana duplico el Kanban Board y borro las tareas que están en la columna Terminado.
Es una forma de archivar los proyectos y limpiar visualmente el kanban board. Así empiezo mi semana más ordenado.
Paso 2:
Crear una nota e insertar con la herramienta de tablas 3 columnas: Hacer, En Proceso, Terminado.
Paso 3:
- Por cada proyecto que debas hacer crea una nota.
- En esta nota puedes agregar tareas y subtareas con Check Boxes .
- Luego de crear la notas haces clic derecho sobre la nota y en el menú que aparece escoges Copiar Enlace de Nota (Copy Note Link).
Paso 4:
Pegas el Enlace de Nota en la columna de Hacer de tu kanban board personal.
Puedes asignar un color específico a todas la notas para diferenciarlas, similar a las etiquetas o tags.
Lo genial de usar Enlaces de Notas es que con un clic puedes ir de nota en nota, de forma muy fluída.
Es muy similar a Trello, en el sentido que cada Card (Tarjeta) se puede agregar imagenes, texto, listas, etc.
Pero todo está en Evernote.
Paso FINAL:
Pegar y Cortar notas en tu Kanban Board Personal.
El objetivo es llevar todas las tareas hacia la derecha, hacia la columna de Terminadas.
Kanban Evernote es una manera muy manual de organizar mis proyectos en un Kanban Board Personal y Evernote, y sin embargo siento que estoy más involucrado en todos mis proyectos.
Descarga aquí esta plantilla de Kanban Evernote.
Si no tienes Evernote, descarga la versión gratuita aquí.
Espero que este artículo te sirva si buscas como integrar Evernote a un sistema de flujo de trabajo como el Kanban Board Personal.
